Cara Mengelola Perpustakaan Digital

Pendahuluan: Cara Mengelola Perpustakaan Digital

brainbox.id – Cara Mengelola Perpustakaan Digital. Istilah yang di gunakan untuk perpustakaan digital (digital library) sering di pertukarkan dengan perpustakaan elektronik (e-library), dan perpustakaan maya (virtual library). Menurut Saffady, seperti yang di kutip oleh Saleh (2014) bahwa perpustakaan digital adalah perpustakaan yang mengelola semua atau
sebagian yang substansi dari koleksi-koleksinya dalam bentuk komputerisasi sebagai bentuk alternatif, suplemen atau pelengkap terhadap cetakan konvensional dalam bentuk mikro material yang saat ini di dominasi koleksi perpustakaan.

The Digital Library Federation menyatakan bahwa perpustakaan digital adalah organisasi-organisasi yang menyediakan sumber-sumber, meliputi staf ahli, dengan tujuan untuk menyeleksi, membentuk, menawarkan akses intelektual, menginterpretaskan, mendistribusikan, memelihara integritas, dan menjaga atau memastikan secara terus-menerus koleksi digital dapat di manfaatkan sehingga selalu siap sedia dan ekonomis untuk digunakan oleh masyarakat terbatas atau sekelompok masyarakat.

Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan.

Cara Mengelola Perpustakaan Digital yaitu:

a. Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering di sebut dengan proses di gitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) di proses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses di gitalisasi dokumen ini tentu tidak di perlukan lagi apabila dokume elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.

b. Proses Penyimpanan

Pada tahap ini di lakukan proses penyimpanan di mana termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak di gunakan di perpustakaan di Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan salah satunya pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.

c. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan data base membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif di lakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Di sisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan. Dan menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke berbagai aplikasi lain baik yangberbasis standalone maupun web.

Cara Mengelola Perpustakaan Digital dan Keunggulan Perpustaaan Digital

Perpustakaan digital merupakan perpustakaan alternatif yang dapat merespon setiap kebutuhan pencari informasi. Perpustakaan ini di harapkan dapat memulihkan image negatif terhadap perpustakaan, sehingga dapat memerankan suatu fungsi yang sangat signifikan dalam dunia informasi, baik yang bersifat ilmiah, hiburan ataupun fungsi-fungsi lainnya.

Ada beberapa keunggulan di kembangkannya perpustakaan digital yaitu:

a. Long di stance service

Perpustakaan yang menyajikan koleksi atau materi yang bersifat digital memberikan suatu kemudahan akses jarak jauh.

b. Akses yang mudah

Pemanfaatan teknologi digital memberikan keleluasaan bagi pencari informasi karena mereka dapat melakukan berbagai metode penelusuran.

c. Murah (cost-effective)

Pada awalnya, perpustakaan digital membutuhkan pengadaan infrastruktur dan kolesi yang cukup mahal. Akan tetapi, kemudahan akses dan keunggulan jasa yang di berikan kepada pemakai sangat tinggi di bandingkan dengan koleksi lainnya, sehingga kalau di bandingkan antara pengeluaran biaya dan manfaat serta keuntungan yang di hasilkan.

d. Pemeliharaan koleksi secara digital

Koleksi dalam bentuk digital sangat efektif dan efisien. Perputakaan digital memiliki peluang besar untuk memiliki dan menyimpan berjuta-juta informasi tanpa kekhawatiran akan kekurangan tempat. Selain itu, peestarian koleksi berupa digital sangat mudah di lakukan karena penggandaannya sangat praktis dan tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu.

e. Jawaban yang tuntas

Pada perpustakaan digital, setiap pengaduan atau pertanyaan yang di ajukan oleh pemakai perpustakaan akan langsung di jawab oleh sistem yang di gunakan dalam digital library.

f. Jaringan global

Salah satu bentuk jaringan global adalah pemnfaatan akses internet. Pengguna dapat melakukan penelusuran dan komunikasi jarak jauh dalam rangka mendapatkan informasi.

Permasalahan Perpustakaan Digital

a. Digitalisasi Dokumen

Pembuatan perpustakaan digital tidak menemui masalah selama dokumen yang di terima berupa file elektronik. Masalah muncul pada saat dokumen yang di terima berupa file non-elektronik, berupa kertas atau buku. Hal ini merupakan masalah utama yang di bahas pada proyek-proyek penelitian, khususnya dalam pembuatan perpustakaan digital dengan dokumen dari perpustakaan umum atau dari grey literature

b. Penarikan Biaya

Masalah yang terjadi pada perpustakaan digital swasta yang menarik biaya setiap mengakses dokumen. Solusi masalah ini akan di kembangkan pada system electronic money.

Penutup: Cara Mengelola Perpustakaan Digital

Dalam era informasi yang serba cepat, perpustakaan digital berperan penting dalam menyediakan akses yang mudah dan cepat terhadap informasi. Dengan pengelolaan yang efektif, perpustakaan digital dapat menjadi sumber daya yang sangat berharga bagi masyarakat.